УТВЕРЖДЕНО
постановлением Главы Администрации внутригородского района
«Ленинский район» г. Махачкалы
от «___» __________ 2019 г. № ______
ПОЛОЖЕНИЕ
об Общем отделе: организационного, документационного обеспечения и контроля, по работе с персоналом и делам архива Администрации внутригородского района «Ленинский район» г. Махачкалы
1.Общие положения
1.1. Общий отдел: организационного, документационного обеспечения и контроля, по работе с персоналом и делам архива (далее – Отдел) является структурным подразделением Администрации внутригородского района «Ленинский район» г. Махачкалы (далее Администрация).
1.2. Создается, реорганизуется и ликвидируется Главой Администрации.
1.3. Отдел подчинен, подотчетен и подконтролен Главе Администрации, руководителю аппарата Администрации, а также заместителю руководителя аппарата Администрации внутригородского района «Ленинский район» г. Махачкалы.
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией и законами Республики Дагестан, указами и распоряжениями Главы Республики Дагестан, распоряжениями и постановлениями Правительства Республики Дагестан, Главы Администрации Ленинского района, настоящим Положением и другими нормативно-правовыми актами.
1.5. Положение об Отделе, должностные инструкции работников Отдела утверждаются Главой Администрации.
1.6. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями Администрации.
2. Основные задачи Отдела
Основными задачами Отдела являются:
2.1. Организация делопроизводства в Администрации.
2.2. Документационное обеспечение управленческой деятельности Администрации.
2.3. Ведение архивного дела.
2.4. Осуществление контроля над обязательным соблюдением структурными подразделениями Администрации требований по составлению и оформлению документов.
2.5. Организация передачи и приема информации с помощью имеющихся каналов электронной связи.
2.6. Оформление в установленном порядке и хранение правовых актов Главы Администрации.
2.7. Осуществление контроля за исполнением структурными подразделениями Администрации Ленинского района актов и поручений Главы Республики Дагестан, Правительства Республики Дагестан, документов министерств и ведомств, запросов депутатов Народного Собрания, распоряжений, приказов и поручений Главы Администрации Ленинского района, (далее – контрольные документы), а также анализ причин возникновения нарушений при исполнении требований указанных документов, внесение предложений по их устранению.
2.8. Информирование Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации, заместителя руководителя аппарата Администрации о состоянии исполнения контрольных документов структурными подразделениями Администрации.
2.9. Оказание методической и консультативной помощи структурным подразделениям Администрации, по вопросам делопроизводства и контроля за исполнением документов.
2.10. Обеспечение и усовершенствование кадровой работы, а также работы с персоналом Администрации.
2.11. Обеспечение функционирования и совершенствования системы делопроизводства.
3. Функции
В соответствии со своими основными задачами Отдел выполняет следующие функции:
3.1. Осуществление организационной подготовки мероприятий, проводимых с участием или по поручению Главы Ленинского района.
3.2. Осуществление контроля за исполнением структурными подразделениями Администрации Федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, законов Республики Дагестан, постановлений и распоряжений Главы Республики Дагестан, Главы района (контрольных документов).
3.3. Разработка проектов постановлений и распоряжений Администрации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
3.4. Оформление протоколов аппаратных совещаний при Главе Администрации Ленинского района.
3.5. Регистрация и редактирование проектов постановлений и распоряжений Администрации.
3.6. Учет, хранение и ведение реестров нормативных правовых актов Администрации, систематизация указанных актов, направление в Регистр нормативных правовых актов.
3.7. Обеспечение организационно-технической подготовки аппаратных совещаний и других мероприятий, проводимых Главой Администрации.
3.8. Обеспечение участия других лиц по поручению Главы района в заседаниях, совещаниях, комиссиях Администрации.
3.9. Своевременное официальное опубликование нормативно-правовых актов органов местного самоуправления Ленинского района г. Махачкалы.
3.10. Внесение предложений по улучшению и совершенствованию организации работы Отдела, Администрации и структурных подразделений Администрации.
3.11. Формирование состава для замещения должностей муниципальной службы.
3.12. Подготовка проектов муниципальных правовых актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, её прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию, и оформление соответствующих документов.
3.13. Ведение трудовых книжек и личных дел муниципальных служащих.
3.14. Ведение реестра муниципальных служащих в муниципальном образовании.
3.15. Оформление и выдача служебных удостоверений муниципальных служащих.
3.16. Проведение конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв.
3.17. Изучение деловых профессиональных качеств и другие индивидуальных способностей муниципальных служащих с целью выработки предложений по включению в кадровый резерв, ротации кадров или их переводу.
3.18. Организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование.
3.19. Организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу.
3.20. Организация проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, установленных федеральными законами.
3.21. Ведение графика отпусков и контроль за его исполнением.
3.22. Подготовка распорядительных документов при предоставлении отпусков, денежных выплат, установление ежемесячных надбавок к должностным окладам, поощрения, дисциплинарного взыскания, присвоения классных чинов, проведении аттестации, увольнений.
3.23. Подготовка распорядительных документов по вопросам оказания материальной помощи.
3.24. Решение иных вопросов кадровой работы, определяемых трудовым законодательством и законодательством о муниципальной службе.
3.25. Организация контроля за исполнением поручений и распоряжений Главы Администрации внутригородского района «Ленинский район» г. Махачкалы.
3.26. Обеспечение организации делопроизводства в Администрации согласно действующим стандартам и инструкцией делопроизводства с использованием системы электронного документооборота.
3.27. Осуществление приема, регистрации, предварительное рассмотрение, учет входящей и исходящей корреспонденции и передача ее в соответствии с распределением обязанностей Главе Администрации, его заместителям, руководителю аппарата, заместителю руководителя аппарата и исполнителям.
3.28. Ведение регистрации, учета, систематизации и хранения в течение установленного срока правовых актов Главы Администрации.
3.29. Внесение записи о внесении изменений, дополнений, утрате силы или отмене в подлинники правовых актов, принятых Главой Администрации.
3.30. Осуществление приема и передачи информации в электронном виде.
3.31. Составление сводной номенклатуры дел Администрации на основе номенклатур дел ее структурных подразделений (без права юридического лица), обеспечивает контроль за правильным формированием, оформлением и хранением дел, подлежащих сдаче в архив Администрации.
Осуществляет контроль за:
3.32. Обязательным соблюдением в структурных подразделениях Администрации требований по составлению, оформлению документов и организации делопроизводства, предусмотренных Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти и Инструкцией по делопроизводству в Администрации.
3.33. Обобщает и анализирует сведения о документообороте в Администрации.
3.34. Проверяет состояние исполнения контрольных документов структурными подразделениями Администрации.
3.35. Готовит заблаговременно и систематически предоставляет структурным подразделениям Администрации письменные напоминания предупреждения об истечении сроков исполнения документов.
3.36. Выполняет другие функции, вытекающие из возложенных на Отдел задач.
3.37. Организует контроль за исполнением поручений и распоряжений Главы Администрации внутригородского района «Ленинский район» г. Махачкалы.
4. Права
Отдел имеет права:
4.1. Вносить на рассмотрение Главе Администрации предложения, проекты правовых актов по вопросам делопроизводства и контроля за исполнением документов, совершенствования работы Отдела.
4.2. Участвовать в совещаниях, заседаниях консультативных органов, рабочих групп, комиссий, созданных Администрацией.
4.3. Привлекать, по согласованию с Главой Администрации, его заместителями, руководителем аппарата Администрации, заместителем руководителя аппарата, специалистов других структурных подразделений администрации для подготовки и проведения мероприятий, решения вопросов, относящихся к компетенции Отдела.
4.4. Получать от структурных подразделений, Администрации информацию, документы, справки, статистические данные, другие материалы, необходимые для выполнения задач, возложенных на Отдел.
4.5. Знакомиться с состоянием делопроизводства и контроля за исполнением документов в структурных подразделениях Администрации.
4.6. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случаях нарушения Правил делопроизводства в органах исполнительной власти, Инструкции по делопроизводству в Администрации.
5. Начальник Отдела
5.1. Отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности Главой Администрации с соблюдением требований трудового законодательства.
5.2. Начальник Отдела осуществляет руководство деятельностью Отдела, распределяет обязанности между сотрудниками, возглавляет и контролирует их работу.
5.3. Общие принципы деятельности, объем функциональных обязанностей и основные требования по их выполнению, права и ответственность лица, занимающего должность начальника Отдела, устанавливаются его должностной инструкцией с соблюдением позиций настоящего Положения.
5.4. Начальник отдела действует от имени Отдела, представляет его интересы перед руководством Администрации.
5.5. Начальник Отдела планирует работу подразделения, организует работу по формированию кадрового резерва специалистов отдела.
5.6. Начальник Отдела вносит в установленном порядке представление о поощрении работников отдела и применении к ним, в случае необходимости, дисциплинарных взысканий.
6. Ответственность
6.1. За несвоевременное и ненадлежащее выполнение возложенных на Отдел задач, несоблюдение требований действующего законодательства, нарушение трудовой и исполнительской дисциплины, работники Отдела привлекаются к ответственности в рамках действующего законодательства.
6.2. Несет ответственность за сохранность всех материальных ценностей, находящихся в Отделе.
Согласовано:
Начальник юридического Отдела У. Даявова